Warunkiem jest przedłożenie dokumentu potwierdzającego naprawę pojazdu (np. zaświadczenie od zakładu naprawczego, zgłoszenie do ubezpieczyciela) oraz umowę o używaniu pojazdu zastępczego od ubezpieczyciela lub zakładu naprawczego ze wskazaniem numeru pojazdu, na który został zakupiony identyfikator.
Identyfikator zastępczy wydaje się na okres nie dłuższy niż termin ważności posiadanego identyfikatora oraz termin wynikający z umowy, na maksymalnie 30 dni. Cena identyfikatora zastępczego to 30 zł.